Internet : Comment gérer au mieux ses mails ?

Aujourd’hui, la société numérique a favorisé l’émergence de nouvelles pratiques au quotidien en matière d’échanges et de communication qui passent, essentiellement, par l’envoi de courriels via des adresses électroniques au détriment de l’envoi postal classique. Si tout le monde apprécie le caractère instantané et rapide de cet échange, en revanche la gestion des emails entrants devient très vite, un véritable casse-tête. Entre les messages légitimes, les courriels envahissants et indésirables, parfois on ne sait plus quoi faire. Et cela peut parfois conduire certains utilisateurs à fermer purement et simplement leurs adresses électroniques. Cependant, notre Rédaction s’inspirant fortement de nos confrères de « FranceSoir.fr », vous prodigue cinq conseils avisés pour bien gérer vos mails (professionnels ou privés). La gestion d’une boîte électronique peut nous faire courir deux risques en termes d’occupation de trop de temps (chronophage) ou de consommation excessive d’énergie (énergivore). Cependant, il est possible d’éviter ce piège en faisant preuve de discipline, de ménage et d’organisation. Passons en revue les cinq conseils nécessaires pour réussir une gestion satisfaisante de ses mails.

   .Tranchez dans le vif le sort des messages reçus

C’est la méthode « Inbox Zéro » qui est privilégiée, autrement dit c’est de faire en sorte que votre boite email soit complètement vide à la fin de chaque journée de travail. En clair, si le message électronique nécessite une réponse de votre part, faites-le puis procéder à la suppression immédiate de celui-ci. Si pour une raison ou une autre, vous ne pouvez y répondre sur le champ, alors classez-le dans un dossier « A répondre ». Pour les messages indésirables ou sans intérêt particulier, virez-les dans la corbeille. Lorsque les messages contiennent des renseignements précis, conservez-les et classez-les dans un répertoire thématique pour les retrouver facilement.

   .Toilettez régulièrement votre boite électronique

Chacun se sent bien lorsque sa demeure est propre et bien ordonné. Il en va de même pour la messagerie. Un grand ménage est nécessaire pour supprimer les messages inutiles et tous les autres documents et photos en pièces jointes qui ont été déjà sauvegardés dans l’appareil. Pour limiter le nombre des courriels reçus, il suffit de se désinscrire des lettres d’information et des listes de discussion. Un service de désinscription est disponible gratuitement sur Web (Unroll.me). Le ménage doit être fait au fur et à mesure pour garder la boîte électronique bien rangée.

   .Consultez vos messages de préférence à des horaires choisis

Il est inutile de surveiller continuellement votre boîte électronique car la gestion de son contenu ne se fait pas en temps réel. Une fréquence de consultation de trois fois par jour semble pour le coup, très raisonnable par exemple à l’arrivée au bureau, avant la pause déjeuner et en fin de journée. Cela permettra de mieux vous concentrer sur vos dossiers en cours. Pour éviter, tout dérangement, désactivez les notifications d’arrivée de nouveaux messages et en cas d’impérieuse nécessité, pour être alerté lors de la réception de courriels importants ou urgents, il est possible de télécharger gratuitement le logiciel de notifications tel que EmailTray.

   .Remplacez l’envoi de courriels par la communication verbale

Après plus de trois mails ne permettant pas de clarifier un dossier ou de régler un problème spécifique, selon la règle établie par le journaliste Phil Simon, le mieux est encore de prendre le téléphone ou de rencontrer votre interlocuteur en personne. La communication verbale est susceptible de vous éviter de perdre inutilement de précieuses minutes.

   .Créez une deuxième adresse électronique

Après avoir fait le ménage de votre compte mail principal, créez-en un second. Il peut servir comme adresse de contact secondaire, exclusivement réservée par exemple aux achats sur internet ou à un groupe d’amis restreint, et consultable au moment convenable de la journée. Ainsi, vous réduirez considérablement le nombre de messages indésirables ou envahissants envoyés dans votre compte principal.

La rédaction